Privacyverklaring KNVWS Gooi en Vechtstreek/Sterrenwacht Gooi en Vechtstreek

KNVWS Gooi en Vechtstreek/Sterrenwacht Gooi en Vechtstreek neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Wij stellen uw gegevens nooit voor commerciële doelstellingen ter beschikking aan derden.

KNVWS Gooi en Vechtstreek/Sterrenwacht Gooi en Vechtstreek, gevestigd aan Noordereinde 54e, 1243JJ ‘s-Graveland, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van onze leden, cursisten, bezoekers van onze activiteiten en bezoekers van onze website. In deze privacyverklaring kunt u lezen welke persoonsgegevens de Sterrenwacht verzamelt en hoe deze worden gebruikt en beveiligd.

Contactgegevens:

Website: https://https://www.sterrenwacht-gv.nl/

Bezoek- en correspondentieadres:

Noordereinde 54e
1243JJ ‘s-Graveland
Nederland

Het bestuur van de Sterrenwacht kan benaderd worden voor vragen over deze privacyverklaring via info@sterrenwacht-gv.nl.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Leden van KNVWS Gooi en Vechtstreek/Sterrenwacht Gooi en Vechtstreek

Als u lid bent van KNVWS Gooi en Vechtstreek/Sterrenwacht Gooi en Vechtstreek verwerken wij een beperkt aantal van uw persoonsgegevens die noodzakelijk zijn in het kader van uw lidmaatschap en/of omdat u deze gegevens zelf aan ons verstrekt.

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

– Voor- en achternaam
– Adresgegevens
– Telefoonnummer
– E-mailadres
– Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt, bijvoorbeeld door een profiel op deze website aan te maken, of in correspondentie en telefonisch of door uw bank opdracht te geven om uw contributie over te maken

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

KNVWS Gooi en Vechtstreek/Sterrenwacht Gooi en Vechtstreek verwerkt geen gevoelige persoonsgegevens. KNVWS Gooi en Vechtstreek/Sterrenwacht Gooi en Vechtstreek heeft ook niet de intentie gegevens te verzamelen over leden die jonger zijn dan 16 jaar tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd of de gegevens door ouders of voogd aan ons worden verstrekt. We kunnen echter niet controleren of een lid ouder dan 16 is. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@sterrenwacht-gv.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

KNVWS Gooi en Vechtstreek/Sterrenwacht Gooi en Vechtstreek verwerkt persoonsgegevens van leden voor de volgende doelen:

  • Verzenden van onze nieuwsbrief en activiteitenmailingen
  • Het afhandelen van uw contributie betaling
  • U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is in het kader van de activiteiten van de vereniging zoals het betalen van contributie of i.v.m. uw activiteiten als vrijwilliger
  • U te informeren over ledenvergaderingenwijzigingen of wijzigingen t.a.v. van uw lidmaatschap of onze activiteiten
  • U de mogelijkheid te bieden een account aan te maken op onze website
Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

KNVWS Gooi en Vechtstreek/Sterrenwacht Gooi en Vechtstreek bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende persoonsgegevens m.b.t. lidmaatschap:

  • Uw naam, adres, contactgegevens en contributiebetalingen tot maximaal 7 jaar na opzegging (om te voldoen aan belastingwetgeving)
  • Uw naam en e-mailadres voor nieuwsbrieven totdat u aangeeft geen nieuwsbrieven meer te willen ontvangen en/of uw lidmaatschap is beëindigd

 

Cursisten, deelnemers aan workshops en belangstellenden van KNVWS Gooi en Vechtstreek/Sterrenwacht Gooi en Vechtstreek

Als u een cursus of workshop volgt bij KNVWS Gooi en Vechtstreek/Sterrenwacht Gooi en Vechtstreek of uzelf opgeeft om meer informatie over cursussen en andere activiteiten te willen ontvangen, verwerken wij een beperkt aantal van uw persoonsgegevens die noodzakelijk zijn in het kader van de cursus en/of omdat u deze gegevens zelf aan ons verstrekt.

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
  • Voor- en achternaam
  • Adresgegevens
  • Telefoonnummer
  • E-mailadres
  • Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt, bijvoorbeeld belangstelling voor een nieuwbrief of cursus, informatie over eerdere cursussen die u hebt gevolgd of ervaring met de sterrenkunde of inschrijving voor een van onze nieuwsbrieven
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

KNVWS Gooi en Vechtstreek/Sterrenwacht Gooi en Vechtstreek verwerkt geen gevoelige persoonsgegevens. KNVWS Gooi en Vechtstreek/Sterrenwacht Gooi en Vechtstreek heeft ook niet de intentie gegevens te verzamelen over cursisten die jonger zijn dan 16 jaar tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd of de gegevens door ouders of voogd aan ons worden verstrekt. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@sterrenwacht-gv.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

KNVWS Gooi en Vechtstreek/Sterrenwacht Gooi en Vechtstreek verwerkt persoonsgegevens van cursisten voor de volgende doelen:

  • Verzenden van informatie over een cursus, workshop of andere activiteit
  • Het afhandelen van uw betaling voor de cursus of workshop
  • U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is in het kader van de cursus zoals het uitvallen van een cursusavond
  • U te informeren over andere/toekomstige cursussen en andere activiteiten van de sterrenwacht die wellicht interessant voor u zijn
  • U de mogelijkheid te bieden een account aan te maken op onze website
Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

KNVWS Gooi en Vechtstreek/Sterrenwacht Gooi en Vechtstreek bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende persoonsgegevens m.b.t. cursisten:

  • Uw naam, adres en contactgegevens tot maximaal 2 jaar na het volgen van de cursus
  • Informatie m.b.t. betalingen tot maximaal 7 jaar na opzegging (om te voldoen aan belastingwetgeving)
  • Uw naam en e-mailadres voor nieuwsbrieven totdat u aangeeft geen nieuwsbrieven meer te willen ontvangen

 

Bezoekers publieke of besloten activiteiten van KNVWS Gooi en Vechtstreek/Sterrenwacht Gooi en Vechtstreek

Als u de sterrenwacht, een lezing of andere activiteit bezoekt bij KNVWS Gooi en Vechtstreek/Sterrenwacht Gooi en Vechtstreek kunnen wij in sommige gevallen de volgende persoonsgegevens van u verwerken:
  • Foto’s genomen tijdens bijeenkomsten en activiteiten zoals een kijkavond of lezing. Over het algemeen vallen deze in de categorie “niet-gerichte beelden”[*] of sfeerfoto’s
  • Overige persoonsgegevens die u zelf actief verstrekt, bijvoorbeeld gegevens t.b.v. een inschrijving voor lidmaatschap in de vereniging of voor een van onze nieuwsbrieven
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

KNVWS Gooi en Vechtstreek/Sterrenwacht Gooi en Vechtstreek heeft niet de intentie gegevens in de vorm van gerichte en identificeerbare beelden te verzamelen over bezoekers in het algemeen en in het bijzonder bezoekers die jonger zijn dan 16 jaar tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd of de gegevens door ouders of voogd aan ons worden verstrekt.

Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@sterrenwacht-gv.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

KNVWS Gooi en Vechtstreek/Sterrenwacht Gooi en Vechtstreek verwerkt persoonsgegevens van bezoekers voor de volgende doelen:

  • Foto’s kunnen op onze website, social media of in ander promotiemateriaal van de Sterrenwacht worden gebruikt. Indien u liever niet op foto’s staat of bezwaren hebt tegen het gebruik daarvan, dan kunt u dit aangeven bij de fotograaf of coördinator van de activiteit.
  • U te informeren over toekomstige activiteiten van de sterrenwacht die wellicht interessant voor u kunnen zijn
Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

KNVWS Gooi en Vechtstreek/Sterrenwacht Gooi en Vechtstreek bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende persoonsgegevens m.b.t. bezoekers:

  • Foto’s worden bewaard zolang relevant voor de Sterrenwacht. Ze worden verwijderd wanneer u daarom vraagt.
  • Uw naam en e-mailadres voor nieuwsbrieven totdat u aangeeft geen nieuwsbrieven meer te willen ontvangen

Bezoekers Website van KNVWS Gooi en Vechtstreek/Sterrenwacht Gooi en Vechtstreek

KNVWS Gooi en Vechtstreek/Sterrenwacht Gooi en Vechtstreek verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze website en/of omdat u deze gegevens zelf aan ons verstrekt. De Sterrenwacht gebruikt alleen technische, functionele en analytische cookies op de website www.sterrenwacht-gv.nl  die geen inbreuk maken op uw privacy.  Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking en veiligheid van de website en voor uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hiermee onze website optimaliseren en beveiligen.

U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.

Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:
  • m.b.t. bezoek aan onze site:
    • Geanonimiseerde IP-adres van websitebezoekers. De laatste drie cijfers worden niet opgeslagen.
    • Internetbrowser en apparaat type
    • Gegevens over uw activiteiten op onze website
  • Overige persoonsgegevens zoals naam, gebruikersnaam, e-mail en password die u actief verstrekt, bijvoorbeeld door een account op deze website aan te maken
Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

De Sterrenwacht heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de onlineactiviteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via info@sterrenwacht-gv.nl, dan verwijderen wij deze informatie.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

KNVWS Gooi en Vechtstreek/Sterrenwacht Gooi en Vechtstreek verwerkt uw persoonsgegevens m.b.t. onze website voor de volgende doelen:

  • KNVWS Gooi en Vechtstreek/Sterrenwacht Gooi en Vechtstreek analyseert uw gedrag op de sterrenwacht website alleen op IP-adres niveau om daarmee de website te verbeteren
  • KNVWS Gooi en Vechtstreek/Sterrenwacht Gooi en Vechtstreek kan op verzoek uw gegevens bewaren om een persoonsgebonden account op deze website aan te maken zodat u bijvoorbeeld een post kunt maken of informatie voor vrijwilligers van de sterrenwacht kan inzien en wijzigen
Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

KNVWS Gooi en Vechtstreek/Sterrenwacht Gooi en Vechtstreek bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor uw gegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende persoonsgegevens m.b.t. bezoekers:

  • Gebruik gerelateerd aan een IP-adres wordt 2 weken bewaard; daarna bewaren wij alleen gegevens m.b.t. websitebezoek door onze gebruikers als totaal
  • Uw naam, gebruikersnaam, e-mail en password die u actief verstrekt bijvoorbeeld t.b.v. een account op deze website totdat u aangeeft geen account meer te willen hebben

Geautomatiseerde besluitvorming

KNVWS Gooi en Vechtstreek/Sterrenwacht Gooi en Vechtstreek neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een bestuurslid van KNVWS Gooi en Vechtstreek/Sterrenwacht Gooi en Vechtstreek) tussen zit.

Delen van persoonsgegevens met derden

KNVWS Gooi en Vechtstreek/Sterrenwacht Gooi en Vechtstreek verstrekt uw gegevens niet aan derden tenzij dit nodig is voor de uitvoering van onze activiteiten (denk aan de hosting van onze website, het versturen van een nieuwsbrief, enz.) of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. KNVWS Gooi en Vechtstreek/Sterrenwacht Gooi en Vechtstreek blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Met andere bedrijven zoals webhosting en cloud-providers controleren wij of ze zelf aan de GDPR-eisen voldoen.

Wij maken gebruik van MailChimp, een derde partij die het verzenden van eventuele nieuwsbrieven en overige berichten aan leden en belangstellenden afhandelt. MailChimp zal uw naam en e-mailadres nooit voor eigen doeleinden gebruiken. Onderaan elke e-mail die geautomatiseerd via MailChimp is verzonden, ziet u de ‘unsubscribe’ link. Als u hierop klikt, zal u geen e-mail meer van deze lijst ontvangen. Uw persoonsgegevens worden door MailChimp beveiligd opgeslagen. MailChimp maakt gebruik van cookies en andere internettechnologieën die inzichtelijk maken of e-mails worden geopend en gelezen. MailChimp behoudt zich het recht voor om uw gegevens te gebruiken voor het verder verbeteren van de dienstverlening en in het kader daarvan geanonimiseerde informatie met derden te delen. Met MailChimp hebben wij een bewerkersovereenkomst gesloten.

Wij nemen webhosting- en e-maildiensten af van SiteGround. In die rol verwerkt SiteGround persoonsgegevens namens ons. SiteGround gebruikt uw gegevens niet voor eigen doeleinden. Wel kan deze partij metagegevens verzamelen over het gebruik van de diensten. Dit zijn geen persoonsgegevens. SiteGround heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om verlies en ongeoorloofd gebruik van uw persoonsgegevens te voorkomen. SiteGround is op grond van de overeenkomst tot geheimhouding verplicht en voldoet aan de eisen van de GDPR.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

KNVWS Gooi en Vechtstreek/Sterrenwacht Gooi en Vechtstreek neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Het ledenbestand en het cursistenbestand met de in deze privacy statement genoemde gegevens worden bewaard op Dropbox onder eigenaarschap van de secretaris, penningmeester of voorzitter. Alleen bestuursleden hebben inzicht in deze gegevens. Wij controleren 4x per jaar of dit nog in orde is. Bestuurders zijn verplicht om hun computers actueel te houden met de laatste systeemupdates geïnstalleerd en om adequate antivirus en anti-malware software te gebruiken.

De mailbestanden voor diverse de Nieuwsbrieven worden bewaard bij MailChimp met wie een bewerkersovereenkomst is gesloten (zie “Delen van persoonsgegevens met derden”).

Gegevens m.b.t. accounts op onze website worden bewaard op de servers van onze hosting provider, SiteGround die passende technische en organisatorische maatregelen heeft genomen om te voldoen aan de GDPR-eisen (zie “Delen van persoonsgegevens met derden”).

Gegevens m.b.t. betalingen aan ons worden bewaard binnen de online-banking omgeving van de ING Bank die eveneens passende technische en organisatorische maatregelen heeft genomen om te voldoen aan de GDPR-eisen.

Als u het idee hebt dat uw gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ons op via info@sterrenwacht-gv.nl.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

U hebt het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast hebt u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door KNVWS Gooi en Vechtstreek/Sterrenwacht Gooi en Vechtstreek en hebt u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van uw toestemming of bezwaar op de verwerking van uw persoonsgegevens sturen naar info@sterrenwacht-gv.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, op uw verzoek.

KNVWS Gooi en Vechtstreek/Sterrenwacht Gooi en Vechtstreek wilt u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

 

[*] Het begrip “niet-gericht” zal moeten begrepen worden als beeldmateriaal dat een algemene en eerder spontane, niet geposeerde sfeeropname weergeeft zonder daarvoor specifiek een of enkele personen eruit te lichten (bv. een foto van bezoekers tijdens een kijkdag of lezing). Voor niet-gerichte beelden volstaat het om de betrokkene te informeren dat zulke beelden worden genomen, voor welk doel en welke publicatie.

Comments are closed